UFSC lança plataforma de gestão, análise e visualização de dados da instituição

22/11/2021 10:03

Transparência de dados e visibilidade à inovação e aos investimentos da sociedade na educação superior. Esses são alguns dos objetivos buscados pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) ao preparar o Observatório UFSC, plataforma que integrará em um único ambiente os dados e informações de vários domínios da instituição. 

O Observatório será lançado no dia 30 de novembro e irá gradualmente reunir e disponibilizar todos os dados que são de interesse da sociedade, tais como informações sobre orçamento, programas mantidos pela Universidade, perfil de estudantes, cursos, servidores, ações de pesquisa, extensão, inovação, cultura, esportes e internacionalização. As informações serão apresentadas em forma de painéis visuais (dashboards) de Business Intelligence (BI). 

“Esse lançamento marca o início de uma nova era na gestão universitária, quando a UFSC investe em transparência, em informações abertas, estruturadas. Será uma grande inovação, e estamos ansiosos para apresentar a toda a comunidade acadêmica e à sociedade. Não só a gestão, mas a pesquisa, o ensino e a extensão serão beneficiados”, ressalta o reitor Ubaldo Cesar Balthazar.

O Secretário de Planejamento e Orçamento da UFSC, Fernando Richartz, explica que o Observatório é, na verdade, uma nova forma de apresentar os dados da UFSC, utilizando tecnologias de Big Data e BI. A solução apresenta benefícios como a dinamicidade proporcionada pelos painéis de BI, aliada à possibilidade de fazer o download das infomações. “Além disso, a tecnologia permite o cruzamento de um amplo conjunto de dados, das diversas origens, extrapolando análises que anteriormente eram mais limitadas”, afirma o secretário.

“Essa solução vem para revolucionar a gestão da instituição, fortalecendo o controle social por meio de transparência ativa dos dados, principalmente pela facilidade de consulta dos mesmos. Não tenho dúvidas de que essa ação trará benefícios que poderão ser presenciados desde o lançamento, uma vez que, na atual sociedade de conhecimento em que se vive, dispor dos meios auxilia sobremaneira a escolha pelas melhores decisões”, afirma o secretário de Planejamento e Orçamento da UFSC.

Disruptivo

O Observatório UFSC tem a sua origem ligada à Secretaria de Inovação (Sinova), que conseguiu captar recursos externos para financiar um projeto de pesquisa que tinha o objetivo de apresentar à sociedade as patentes e ativos de Propriedade Intelectual (PI) da UFSC. 

A partir de uma orientação do reitor, a ideia do Observatório transformou-se em um projeto institucional, agregando todas as áreas da Universidade. “Era um projeto que buscava dar visibilidade aos ativos de PI da UFSC, às tecnologias da UFSC, e se transformou em muito mais do que isso, vindo a ser um projeto que vai dar visibilidade à Universidade como um todo”, diz o secretário de Inovação, Alexandre Moraes Ramos.

O secretário ressalta a complexidade técnica do projeto, que vai integrar mais de 40 sistemas internos da Universidade. “Conseguir reunir tantos dados a partir de um único ponto de acesso é fundamental para que a UFSC aumente a sua conexão com a sociedade”, afirma Ramos. 

Além das questões ligadas à transparência e integração de áreas, o secretário de Inovação enxerga o Observatório como um grande projeto de transformação digital que aperfeiçoa o modelo de gestão da UFSC, permitindo mais eficiência. A própria construção do Observatório já propiciou aprimoramentos nos modelos de gestão, pois muitas unidades, setores, pró-reitorias e secretarias tiveram que rever seus processos. 

“Isso é disruptivo, não é fácil fazer inovação interna”, ressalta Ramos, lembrando que geralmente a UFSC, em projetos e parcerias, gera inovação para empresas e organizações da sociedade. “Com esse projeto a UFSC está gerando inovação para ela mesma, permitindo tornar-se mais próxima da sociedade, mais transparente e aprimorando seus modelos de gestão. Autonomia se garante com transparência e eficiência,” conclui o secretário.

Painéis dinâmicos e intuitivos

No processo de criação do Observatório, a UFSC se inspirou em experiências de outras instituições federais brasileiras e do próprio Ministério da Educação, que já usam a ferramenta de painéis visuais para apresentação de algumas informações à sociedade.

Na própria UFSC, setores como a Pró-Reitoria de Extensão (Proex), a Secretaria de Relações Internacionais (Sinter) a Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas (Prodegesp) e a Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação (SeTIC) já possuíam sistemas que utilizavam painéis de BI em sua gestão das atividades. Assim, o trabalho de criação do Observatório usa dessa experiência de diversas fontes, internas e externas, visando a inclusão de todos os setores da UFSC nesse processo.

A elaboração dos painéis de indicadores segue um fluxo que começa com um mapeamento detalhado junto às pró-reitorias, órgãos e secretarias da universidade para identificar quais são as suas demandas prioritárias e principais requisitos para compor o painel de indicadores, de forma que forneçam uma visão macro dos assuntos considerados relevantes. 

“Identificamos os sistemas e dados a serem utilizados e iniciamos a extração destes dados nos sistemas institucionais da universidade. Depois os dados são tratados e organizados e iniciamos a modelagem de dados e cálculos na ferramenta de visualização utilizada (Microsoft Power BI)”, explica o pesquisador líder do Projeto Observatório UFSC, Sidnei Rodrigues. Por fim, são elaborados os painéis de indicadores, que passam por validação com os responsáveis antes de serem disponibilizados na plataforma.

“Esses principais dados serão disponibilizados para os usuários em painéis de indicadores que são dinâmicos e interativos. A ideia é fornecer uma maneira simples, intuitiva e dinâmica de visualização de dados para que o usuário possa obter respostas às suas perguntas e para comunicar a relevância da universidade tanto para a comunidade acadêmica como sociedade como um todo”, explica Sidnei Rodrigues.

Ferramentas integradas

A UFSC mantém, há alguns anos, um serviço de informação de dados, o UFSC em Números, atualizado semestralmente. O Observatório, a princípio, vai coexistir com esse serviço. No médio prazo, porém, os relatórios impressos ou em formato PDF devem dar lugar a ferramentas mais interativas, como as que integram o Observatório, além de uso intensivo de inteligência artificial. “É preciso ter esse tempo de transição e de maturação da nova solução. E será importante o feedback dos usuários para que possamos aprimorar sempre nosso trabalho, alinhado com as expectativas da sociedade”, diz Fernando Richartz.

Acompanhe a cerimônia de lançamento do Observatório UFSC no YouTube.

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