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A Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), por meio da Pró-Reitoria de Administração (PROAD), alcançou um marco significativo com o lançamento do Painel de Gestão de Compras em 2024. Desenvolvido a partir de tecnologias de Business Intelligence (Power BI), uma plataforma que transforma dados brutos em análises visuais e interativas, a solução proporciona maior eficiência e transparência nos processos de compras da instituição.

O painel atende a três pilares: Planejamento, Gestão e Transparência. A ferramenta de gestão é fruto de um trabalho iniciado em 2015, quando o Departamento de Compras (DCOM) implementou um calendário consolidado para organizar as demandas. Em 2017, foram criadas listas de itens em planilhas online, que ajudaram a consolidar as necessidades das unidades da UFSC, fornecidas como base para os processos licitatórios.

Entre 2019 e 2021, a automatização dos pedidos de compras trouxe avanços significativos. As listas passaram a ser importadas para o Sistema de Compras e Licitações (SCL), permitindo a criação automática de pedidos de compra e o controle de saldos das atas de registro de preços. Nesse modelo, as unidades inserem suas demandas em planilhas on-line, que são analisadas e consolidadas pelo DCOM antes de serem transformadas em processos de compra. Em 2022, o controle dos saldos das unidades foi incorporado diretamente ao SCL, reduzindo a necessidade de intervenção manual e aumentando a segurança nas emissões de empenho.

Quatro visões principais estruturam o painel: “Planejamento”, que apresenta dados consolidados sobre as compras planejadas por toda a UFSC; “Licitação”, que mostra os valores estimados nas pesquisas de preços e as reduções obtidas durante as negociações da licitação; “Execução”, que fornece informações sobre o percentual de acionamento das atas de registro de preços; e “Processos Administrativos”, que acompanham os processos autuados para a apuração de supostas irregularidades e descumprimentos por parte de fornecedores.

Em 2023, os esforços se concentraram na revisão e consolidação de processos e dados, ajustando procedimentos para garantir maior confiabilidade nas informações. Esse trabalho culminou no lançamento do Painel em 2024, centralizando e organizando informações anteriormente fragmentadas em relatórios diversos. Agora, essas informações estão disponíveis de forma visual e interativa, alinhadas às diretrizes do Observatório UFSC.

A versão inicial do painel foi criada pelo servidor do DCOM, Fábio Frozza, com o apoio de colegas do Departamento e da PROAD. Na gestão atual, o sistema foi ampliado, passando a contar com mais três módulos, e reúne dados de diversas fontes, como o SCL, sistemas administrativos da UFSC, planilhas internas e o Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI).

A consolidação do painel trouxe um dado relevante: constatou-se que apenas 30% de todas as atas de registro de preços criadas na UFSC são executadas. Segundo o pró-reitor Vilmar Michereff Junior, isso se deve tanto à redução orçamentária quanto à falta de um planejamento mais eficiente. Essa realidade, segundo o gestor, reforça “a importância de monitorar as demandas de capacidade de execução, otimizando recursos humanos e administrativos”.

Michereff explica que os próximos passos incluem a ampliação do uso do painel pelas unidades da UFSC, a apresentação da ferramenta aos gestores, o aprimoramento da visão de Execução e a integração ao Plano de Contratações Anuais (PCA). Além disso, poderá ser usado para definir e acompanhar indicadores do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI).

O Painel de Gestão de Compras representa um avanço significativo na Administração Pública. “Além de ser uma ferramenta de controle interno, promove a transparência, permitindo que a comunidade universitária acompanhe os processos de forma clara e acessível. Trata-se de um marco na modernização da gestão da Universidade, que reafirma seu compromisso com a eficiência e a inovação nos processos administrativos”, ressalta o pró-reitor.

Mais informações no site da Proad.

Rosiani Bion de Almeida | SECOM
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