UFSC lança Tabela de Temporalidade de Documentos
A Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) nos seus quarenta e nove (49) anos de existência busca excelência no ensino, pesquisa e extensão, também no seu corpo técnico-administrativo. No dia 19 de novembro de 2009 a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFSC lançou a Tabela de Temporalidade de Documentos.
A diversidade de áreas de atuação da UFSC e sua abrangência levam-nos a ponderar sobre a importância e o significado de um Sistema de Informação na Instituição. Para que as informações contidas num documento sejam confiáveis durante o trâmite desse documento ou após seu arquivamento, são necessárias algumas condições.
Segundo a lei nº 8.159, de 08/01/1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, “considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
Desses procedimentos, a avaliação representa, sem dúvida, a operação mais complexa e difícil na administração de arquivos. A Tabela de Temporalidade da UFSC implantou inovações: do suporte papel para o digital – WEB, visando aperfeiçoar o sistema de informação da Instituição.
A Tabela de Temporalidade de Documentos da UFSC está disponível no endereço www.notes.ufsc.br/aplic/temporalidade.nsf ou no site da Divisão de Arquivo Central e também pela busca no Google.
A comissão adotou o método participativo de avaliação documental com bons resultados. Os servidores que lidam com a documentação colaboraram com a experiência acumulada na identificação do fluxo e definição do ciclo de vida dos documentos. Coube à Comissão o conhecimento da legislação pertinente, a orientação para a efetiva participação setorial, a consolidação dos dados apresentados por cada Setor, a apresentação de uma Pré-Tabela de Temporalidade, bem como a sua discussão, ajustes e encaminhamentos necessários.
A coleta de dados ocorreu de forma setorizada, com a identificação e proposta de temporalidade dos documentos referentes às atividades-meio e atividades-fim de cada Setor. Contudo, na montagem final da Tabela, optou-se por seguir o modelo estabelecido na Resolução Nº4/1996/CONARQ, que agrega todas as atividades e documentos das atividades-meio, independentemente da organização estrutural da instituição para, em seguida, apresentar as atividades e documentos das atividades-fim.
Os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos estão à disposição para esclarecimentos através do e-mail temporalidade@reitoria.ufsc.br.
Fonte: Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFSC
