Relatório de gestão (maio a novembro de 2012)

RELATÓRIO DE ATIVIDADES DA AGÊNCIA DE COMUNICAÇÃO DA UFSC
Período: 25 de maio a 19 de novembro de 2012

Histórico e competências

A Agência de Comunicação da UFSC completou vinte anos em 2012. Neste longo período de existência vem sendo o órgão responsável pela execução da política pública de comunicação da instituição, definidas através das seguintes competências:

I – executar a política pública de comunicação da instituição, baseada nos princípios norteadores da comunicação pública;
II – promover a necessária integração entre a Universidade e a comunidade, através dos meios de comunicação internos e externos;
III – proceder a cobertura jornalística das atividades e eventos promovidos pela Universidade, proporcionando visibilidade às diversas áreas de atuação institucional;
IV – promover a comunicação interna, visando à interação entre os diversos segmentos da Universidade;
V – responder pela gestão da identidade visual da UFSC;
VI – criar e desenvolver campanhas publicitárias.

Diagnóstico e planejamento

No período que estivemos na função, aprofundamos as recomendações da equipe de transição baseada no diagnóstico realizado no período que antecedeu nossa nomeação, bem como desencadeamos uma série de atividades de planejamento com nossos colaboradores. Definimos as seguintes prioridades para a área:

 Reestruturação da Agecom e criação da Coordenadoria de Comunicação Interna e Relações Públicas.
 Intensificação da comunicação interna e da interação através das mídias sociais.
 Elaboração de uma Política editorial para a Agecom.
 Divulga UFSC – comunicação dirigida voltada a todos os segmentos da comunidade universitária através das listas de e-mail administradas pela Setic.
 Processo de Licitação Agência de Propaganda: adequação às exigências do TCU e divulgação das campanhas do Vestibular, Sepex e datas alusivas (em tramitação).
 Integração com a TV UFSC e implantação de notícias multimídia no portal da UFSC.
 Atendimento das demandas de comunicação das diversas unidades: Reitoria, BU, Campi da UFSC no interior do estado, CTC, Comitê do Plano Diretor Participativo etc.
 Portal da UFSC – Implantação da Comissão de revisão e reestruturação com proposta de criação de um comitê gestor para o portal e subcomitês para internacionalização e acessibilidade (portaria no. 1275/2012/GR).
 Portal de Notícias – revisão e adequação.
 Elaboração de um plano institucional de comunicação e aperfeiçoamento da política pública de comunicação.
 Implantação de Núcleo de Jornalismo Científico e criação de um portal para divulgação da ciência.
 Proposta de elaboração do Projeto Memória UFSC em parceria com a Biblioteca Universitária.
 Elaboração de peças institucionais de comunicação: Agenda UFSC (Guia Acadêmico/PRAE; Calendário, folder bilíngue etc).
 Institucionalização do Sistema de Identidade Visual em parceira com o prof. Carlos Righi do Departamento de Design/CCE (portaria no. 1570/2012/GR).
 Atualização do Guia de Fontes com inclusão do STAs pesquisadores

Principais ações desenvolvidas pela gestão:

Abaixo listamos algumas prioridades que foram elencadas pela equipe no período.

 Reestruturação e adequação da equipe
 Atualização dos portais da reitoria
 Prioridade na comunicação interna
 Novos serviços: Divulga e Clipping Digital
 Cobertura integrada com a TV UFSC e convergência multimídia no portal de notícias
 Planejamento e elaboração da Política Editorial da Agecom
 Revisão do projeto gráfico e editorial do Jornal Universitário
 Apoio à atualização e padronização visual dos sites da Administração Central
 Apoio à adequação à legislação do Portal da Transparência
 Unificação do mailing de veículos de mídia e padronização de envio de sugestões de pauta
 Contabilização de atendimentos à imprensa
 Elaboração da Carta de Serviços da Agecom
 Apoio nas ações de interiorização com reuniões de trabalho nos campi de Araranguá, Curitibanos e Joinville para definição de agenda conjunta de trabalho de divulgação
 Estabelecimento de parcerias institucionais com a Biblioteca Universitária, CTC e Plano Diretor Participativo, entre outras.
 Produção de vídeos institucionais em parceria TV UFSC (BU, Curitibanos etc).
 Campanha de divulgação do vestibular
 Campanha de divulgação da Sepex

RELATÓRIOS SETORIAIS

COORDENAÇÃO DE DIVULGAÇÃO E JORNALISMO CIENTÍFICO
Relatório de atividades de junho a novembro de 2012.

Laura Tuyama
Data da nomeação: 12 de junho de 2012.
Portaria de nomeação: 951/2012/GR.
Data do pedido de exoneração: 19 de novembro de 2012.

– Política editorial da Agecom
Uma das principais realizações foi a construção coletiva do documento que registra a Política Editoral da Agecom. O documento busca reunir ideias para padronizar a redação e os procedimentos dos trabalhos realizados pela Agecom. Foram realizadas diversas reuniões de planejamento envolvendo a equipe de redação entre os meses de julho a agosto de 2012. A partir daí foi gerado um relatório para orientar os trabalhadores da Agecom sobre os procedimentos editoriais a serem adotados nos diversos informativos institucionais, bem como informar a comunidade universitária sobre a política editorial utilizada na comunicação institucional. O documento pode ser encontrado no site: http://agecom.ufsc.br/politica-editorial-da-agecom

– Portal de Notícias

Durante o ano de 2012 foram produzidas mais de três mil notícias para o portal da UFSC. Houve um crescimento substancial no número de matérias produzidas para o site, com média mensal superando trezentas reportagens. Abaixo segue o quadro comparativo extraídos do site
http://noticias.ufsc.br/arquivo/

2012 (3197 Posts até 26/11/12)

novembro (265 Posts)
outubro (406 Posts)
setembro (339 Posts)
agosto (358 Posts)
julho (325 Posts)
junho (321 Posts)
maio (365 Posts)
abril (275 Posts)
março (333 Posts)
fevereiro (134 Posts)
janeiro (76 Posts)

Anos anteriores
2011 (2578 Posts)
2010 (1933 Posts)
2009 (2068 Posts)
2008 (2069 Posts)
2007 (1370 Posts)
2006 (1035 Posts)
2005 (902 Posts)
2004 (703 Posts)
2003 (932 Posts)
2002 (736 Posts)
2001 (75 Posts)

– Reunião semanal de pauta
Retomando as ações de planejamento da Agecom que haviam sido abandonadas anteriormente, foi instituída a reunião semanal de pauta, no início de cada semana, para organizar a cobertura jornalística dos eventos institucionais.
Da reunião participam também a equipe de jornalismo da TV UFSC.

– Divulgação Jornalística
Diariamente os textos produzidos pela Agecom sobre a UFSC são publicados no portal de notícias e enviados para diversos meios de comunicação. Foi institucionalizado o procedimento de envio de mensagens aos jornalistas e atualizado o mailing para encaminhamento de informativos para veículos de todo o país. Foram criadas listas com cadastramento de jornalistas e veículos locais, estaduais e nacionais. Também foi feita uma aproximação com a imprensa nos locais de instalação dos campi, buscando maior visibilidade das atividades da UFSC nas cidades de Araranguá, Joinville e Curitibanos.

– Atendimento à Imprensa
Criamos uma planilha para contabilizar os atendimentos prestados à imprensa, demanda que a equipe atende diariamente.
No período foram realizados mensalmente uma media de 50 atendimentos à imprensa local e nacional.

– Jornal Universitário
Participamos da elaboração de quatro edições do Jornal Universitário:
– Junho de 2012 – N. 427 (http://agecom.ufsc.br/files/2012/07/ju427_net.pdf )
– Julho/Agosto de 2012 – N. 428 (http://agecom.ufsc.br/files/2012/08/JU_428_net.pdf )
– Setembro de 2012 – N. 429 (http://agecom.ufsc.br/files/2012/09/JU429_net.pdf )
– Outubro/Novembro de 2012 – N. 430 (http://agecom.ufsc.br/files/2012/11/Jornal-Universit%C3%A1rio-Outubro-Novembro-2012-final.pdf )

– Acervo Fotográfico
Participarmos de uma capacitação sobre o site www.galeria.ufsc.br , com o objetivo de conhecer o espaço que poderá hospedar o acervo fotográfico formado por cerca de 250 mil registros de imagens, coletados nos mais de 50 anos de história da UFSC.

– Google Analytics
Nos dias 27 e 28 de outubro participei do curso Google Analytics, oferecido pela empresa Aldeia Coworking (www.aldeiaco.com.br), de Curitiba (PR). O objetivo do curso foi mostrar as funcionalidades que compõem o Google Analytics, ferramenta que possibilita acompanhar os diversos aspectos relacionados à visitação de um site, como forma de traçar estratégias de marketing e análise de conteúdo. Aprendemos a configurar a ferramenta, personalizar os relatórios e definir métricas que podem embasar a análise.

– Ações junto aos campi da UFSC
Participamos de reuniões de trabalho com a direção dos campi de Curitibanos e Araranguá.
As viagens foram também uma oportunidade de conhecer a comunidade universitária dos campi, entrar em contato com as pesquisas em andamento, além de realizar cobertura jornalística de formaturas e reuniões.

COORDENADORIA DE COMUNICAÇÃO INTERNA E RELAÇÕES PÚBLICAS
Relatório de atividades – Junho a novembro de 2012.

– Redes Sociais Institucionais
Gestão dos perfis e páginas oficiais da UFSC nas redes sociais. Tendo por objetivo a aproximação e o bom relacionamento com os públicos da instituição, as redes sociais têm se mostrado meios de comunicação eficientes, com um crescimento considerável no período. O acesso às redes sociais oficias da UFSC está disponível no site ufsc.br e no noticias.ufsc.br. Até a presente data 11.545 usuários curtem o página oficial da UFSC no Facebook
( /UniversidadeUFSC) e 19.346 seguem o perfil oficial da UFSC no Twitter (@UFSC).

– Sites da Administração Central
A Coordenadoria é responsável pela atualização destes sites e presta o treinamento e suporte comunicacional aos profissionais designados a atualizarem esses portais. Foram atualizados os sites da Reitoria, Gabinete da Reitoria, Pró-Reitorias e Secretarias Especiais (com exceção da Secretaria Especial de Aperfeiçoamento Institucional).

– Sites hospedados no www.ufsc.br
Atualização de sites hospedados sob o domínio ufsc.br com treinamento e suporte aos profissionais designados a atualizarem os mesmos.

– Divulga UFSC
Produção diária de informativo com o objetivo de difundir as notícias institucionais focadas no dia a dia da Universidade e os principais eventos acadêmicos e culturais. Até a presente data foram publicadas no site da UFSC e enviadas por e-mail 119 edições do Divulga UFSC.

– Semana UFSC
Produção semanal de informativo voltado à comunidade universitária, seu conteúdo é composto por avisos, agenda de eventos acadêmicos e culturais, programas de lazer e os principais eventos que estão agendados até o final do ano. Circulando toda sexta-feira, até a presente data foram publicadas no site da UFSC e enviadas por e-mail 31 edições do Semana UFSC

– Clipping UFSC
Produção diária de clipping, impresso eletrônico e digital. Tem por objetivo proporcionar à comunidade acadêmica e aos profissionais de comunicação o acesso ao que é notícia sobre a UFSC. O clipping eletrônico (TV) é feito por empresa licitada, de 22/10/2012 à 22/10/2013. Acesso através do site: http://noticias.ufsc.br/categoria/noticias/ufsc-na-midia/

– Campanhas de Comunicação Institucional
A equipe de comunicação interna participou na elaboração das campanhas institucionais citadas neste relatório, a exemplo da divulgação do Vestibular, da Sepex, e economia de energia.

– Carta de Serviços da Agecom
A carta de serviços da Agecom também foi elaborada pela equipe, como forma de orientar o público sobre os informativos institucionais e políticas editoriais: http://agecom.paginas.ufsc.br/files/2012/10/ATUALIZADA-Carta-de-Servicos-Agecom_PARA_GRAFICA-revisado.pdf

– Apoio no atendimento à imprensa
Prestamos apoio diário ao serviço de atendimento à imprensa realizado pela Coordenadoria de Divulgação e Jornalismo Científico, via telefone e/ou e-mail.

– Ações junto aos campi da UFSC
Participamos de reuniões de trabalho com a direção do campi de Araranguá. A viagem foi uma oportunidade de conhecer a comunidade universitária e a realidade do campus Curitibanos.

PENDÊNCIAS E PROPOSTAS COMPLEMENTARES

Além das realizações que foram relatadas, a direção propôs uma série de medidas para reestruturação da Agecom e ampliação dos serviços de comunicação da instituição:

– reposição e ampliação da equipe
– finalização dos trabalhos da comissão de revisão e adequação do portal da UFSC (portaria no.1275/GR/2012).
– criação da Coordenadoria de Design e Publicidade e Propaganda
– finalização do processo de licitação da Agência de Propaganda
– produção dos impressos institucionais da PRAE (Guia acadêmico, calendário, mapa do campus)
– fidelização do portal da UFSC através de login do webmail institucional (solicitação enviada ao Setic em novembro/2012)
– atualização do Guia de Fontes com a inclusão dos STA`s envolvidos em pesquisa
– produção de material institucional bilíngue em parceria com a Sinter para apresentação da UFSC para estrangeiros;
– atualização do vídeo institucional
– institucionalização e planejamento para a área de identidade visual da UFSC
– reestruturação da área de jornalismo científico
– criação de um grupo de trabalho para planejamento da comunicação institucional e implantação de um conselho de comunicação;
– aprofundamento e atualização da política pública de comunicação
– projeto Memória UFSC em parceira com a Biblioteca Universitária;

RECOMPOSIÇÃO DA EQUIPE

Mesmo com a involuntária rescisão dos contratos terceirizados de três jornalistas e um design gráfico, óbito e aposentadoria no decorrer do ano, a direção esteve empenhada na recomposição da equipe, obtendo com o apoio da Segesp a vinda de novos profissionais de comunicação: duas assistentes em administração com formação em jornalismo e radio e tv; um fotógrafo e um técnico em TI.
Vários pedidos foram formalizados ao GR e Segesp para ampliação da equipe, seja através de abertura de vagas em futuros concursos ou através da redistribuição de profissionais em tramitação.

PLANEJAMENTO

Sintetizando estas propostas, dez projetos foram encaminhados em outubro de 2012 para o II Fórum de Planejamento Participativo da Administração Central da UFSC. O documento reitera nosso compromisso com gestores com o fortalecimento do papel institucional da Agecom, defendendo a recomposição da equipe, o aprofundamento da política pública de comunicação, o planejamento integrado e a capacitação para o setor:

P1 – Atualização e aprofundamento da Política Pública de Comunicação.
P2 – Elaboração do Plano Institucional de Comunicação Pública.
P3 – Planejamento da Agecom.
P4 – Apoio a projetos estratégicos institucionais.
P5 – Relacionamentos institucionais internos de comunicação
P6 – Produtos, processos e normas de Comunicação institucional.
P7 – Divulgação integrada da ciência.
P8 – Cobertura multimídia: Integração Agecom com TV UFSC
P9 – Institucionalização do Sistema de Identidade Visual
P10 – Capacitação em comunicação educativa

Florianópolis, novembro de 2012.

Paulo Fernando Liedtke – Diretor
Carla Isa Costa – Coordenadora de Comunicação Interna e Relações Públicas
Laura Tuyama – Coordenadora de Divulgação e Jornalismo Científico